Si regentas un bar o un restaurante, seguramente ya habrás notado que, por más que mejores tu oferta gastronómica, ya esto solo no basta para atraer a los clientes. Necesitas mejorar tu eficiencia operativa y la experiencia digital del cliente para seguir siendo competitivo. Esto te enfrenta a una decisión técnica que determinará el ritmo de tu negocio: la adquisición de un software TPV para restaurantes y uno de reservas.
Ahora bien, muchos restauradores cometen el error de ver a estas dos herramientas como compartimentos estancos, cuando lo que en realidad necesitan es encontrar un ecosistema donde ambos programas hablen el mismo idioma para poder potenciar las capacidades de cada uno. Así que, si estás pensando en digitalizar tu local o actualizar tus sistemas, esta guía de compra te ayudará a identificar los puntos críticos que debes considerar antes de dar el paso.
El «matrimonio» tecnológico
Hasta hace poco tiempo, lo normal era que el equipo de sala gestionara las reservas en un libro de papel o en una aplicación independiente, mientras que los cobros y las comandas iban por otro lado. Esto generaba una peligrosa «brecha de información», por lo que se comenzó a integrar ambos sistemas con el fin de poder tener una visión 360 grados de la operativa de los locales.
Por eso, ahora se busca que el software de reservas se conecte nativamente con el de gestión y TPV. De esa manera, el sistema puede saber qué mesa está ocupada, cuál está a punto de liberarse y qué cliente ha llegado tarde. Lógicamente, esta sinergia, además de reducir el estrés del personal de sala, contribuye a maximizar la rotación de las mesas, algo vital para la rentabilidad, sobre todo en horas punta.
¿En qué fijarte antes de comprar este tipo de programas? 5 puntos clave
Como te podrás imaginar, no todos los programas que se encuentran en el mercado español son iguales. Pero para no perderte en el mar de ofertas, te conviene poner el foco en estos cinco aspectos básicos:
Tecnología en la nube
En la medida de los posible, huye de los sistemas que requieren un servidor físico en el local. Lo más recomendable es un sistema basado en la nube, ya que te permite acceder a los datos de tu negocio desde cualquier lugar (en casa, en la calle o en otra sucursal) y asegura que la información esté siempre protegida ante fallos eléctricos o robos en el restaurante.
Usabilidad y curva de aprendizaje
Dado que en hostelería la rotación de personal es bastante frecuente, el software debe ser tan intuitivo que un camarero nuevo pueda aprender a usarlo en menos de quince minutos. Ten en cuenta que una interfaz confusa puede conducir a errores en las comandas y clientes descontentos.
Automatización de la asignación de las mesas
Busca un sistema que no solo anote los nombres de los clientes. El software ideal debe ser capaz de asignar las mesas automáticamente basándose en el número de comensales y la disponibilidad real del plano de sala en el TPV, así evitarás el error humano del overbooking.
Herramientas contra el «No-Show»
Como bien sabes, tu mayor enemigo es la mesa vacía que estaba reservada. Así que asegúrate de que el sistema incluya recordatorios automáticos a los clientes vía SMS o email y, si es posible, la opción de solicitar una garantía bancaria o fianza en determinadas fechas.
Escalabilidad y soporte técnico
Otra cosa importante es que el software pueda crecer contigo. Fíjate si permite añadir módulos de delivery, kioscos de autopedido o gestión de varios locales. Y, por supuesto, verifica que el soporte técnico sea rápido y en castellano; un fallo un viernes noche no puede esperar al lunes.
Beneficios tangibles de contar con un sistema integrado
¿Todavía no entiendes qué gana realmente tu negocio al implementar esta tecnología? Pues, que sepas, que los beneficios van mucho más allá de «quedar bien» ante el cliente:
- Optimización del aforo: si tienes el plano de las mesas sincronizado, puedes ajustar los turnos con extrema precisión. Con lo cual, si una reserva se retrasa, el sistema te sugiere dónde reubicar a los clientes que llegan sin cita.
- Base de datos y fidelización: sabrás quién es tu cliente habitual, qué vino pidió la última vez o si tiene alguna alergia, haciendo posible un trato personalizado que antes era difícil a gran escala.
- Informes de rentabilidad reales: también podrás cruzar datos de cuánto gasta de media cada reserva frente a los clientes de paso, ayudándote a decidir si te conviene potenciar las reservas online o dejar más espacio para el tráfico de calle.
El ecosistema de CEGID Revo
Tras analizar las necesidades del mercado profesional, en España hay una marca que destaca entre todas por su robustez y visión integradora: CEGID, líder desde hace muchos años en el desarrollo de soluciones de gestión en la nube (SaaS). La razón es sencilla: su ecosistema de productos Revo ha sido diseñado específicamente para el sector y busca eliminar todas las fricciones entre la tecnología y el servicio.
CEGID Revo XEF
Es el software de gestión y punto de venta por excelencia para la hostelería. Ha sido diseñado para funcionar sobre el sistema operativo iOS (iPad), y ofrece una estabilidad y una estética que profesionalizan el mostrador al instante. Además de gestionar las comandas y el cobro, está en capacidad de controlar los stocks, escandallos y el personal.
CEGID Revo FLOW
Para la gestión de la demanda está CEGID Revo FLOW. Este software maneja las reservas online de forma inteligente, pero su verdadera potencia reside en su conexión con Revo XEF, la cual permite:
- Recibir reservas y asignarlas automática o manualmente a las mesas reales en el plano de mesas de XEF.
- Acceder al estado de tus reservas directamente desde el plano de mesas, viendo en tiempo real cómo se va llenando el local. Esto evita que el metre tenga que consultar dos pantallas o dispositivos diferentes.
CEGID Revo SLOT
Y si quieres dar un paso más en la autonomía del cliente, está CEGID Revo SLOT. Este módulo permite gestionar los turnos de los diferentes servicios y controlar los aforos de forma estricta. Lo más interesante es que tus clientes pueden realizar y modificar sus propias reservas directamente en la web de tu local.
El proceso es impecable: el cliente reserva, el sistema valida el aforo y, automáticamente, el usuario recibe un email o SMS de confirmación, el cual sirve como acreditación digital al acceder al local, profesionalizando la recepción y reduciendo las llamadas telefónicas innecesarias.
Sin duda, invertir en un software TPV para restaurantes integrado con un potente sistema de reservas es la base sobre la que se construye un negocio escalable y moderno hoy en día. Esta tecnología permite que dejes de ser un administrativo para volver a ser lo que siempre quisiste: el mejor anfitrión del mundo.
No te limites a poner pantallas por todas partes, haz que el flujo de trabajo sea tan suave que tus clientes solo perciban un servicio impecable y una sonrisa a tiempo.
