La mayoría de negocios que deciden optimizar sus procesos, tienden a organizar su información mediante CRM’s o sistemas de gestión, que pueden estar realizados a medida o pertenecer a soluciones estandarizadas.
Disponer de una base de datos en donde llevar la parte administrativa o comercial, nos permitirá tomar medidas adecuadas para poder delegar acciones en empleados. Y además será la base para poder escalar nuestro negocio mediante divisiones y departamentos específicos en cada área.
Un sistema que se adecue a las necesidades de nuestro negocio, nos abrirá fronteras y reducirá costes. Algunas de las funcionalidades que más suelen demandar las empresas tecnológicas y digitales son las de administrar la contabilidad, de forma que puedan crear facturas y enviarlas de forma automática, y las actividades comerciales.
Cabe destacar, que una base de datos correcta para una empresa, ha de encontrarse estructurada de forma óptima y a poder ser normalizada. Una base de datos normalizada ha de cumplir ciertos criterios generales sobre como almacena la información, y si los cumple, nos aseguraremos de que es compatible para realizar integraciones con servicios de terceros por ejemplo. Puedes ver más detalles sobre que es la normalización de datos y aplicar estos conceptos a tu soporte digital.
En la actualidad, si tu negocio no cuenta con una base de datos desde donde se encuentren todas las operaciones centralizadas, estas desperdiciando recursos y tiempo. Estas son las extensiones para empresas más demandas:
Gestión de clientes
Una base de datos con la información de todos nuestros clientes, nos servirá tanto para realizar acciones comerciales, en las que podremos enviar promociones o información sobre servicios nuevos. Así como también nos servirá para vincularlo con módulos de facturación y ver de un vistazo los clientes más rentables, las deudas e incluso enviar recordatorios de pagos.
La organización de clientes y leads, nos servirá para cambiar de estado un contacto frío por las diferentes fases del proceso comercial, hasta llegar a convertirlo en un cliente que ha realizado una compra de un servicio o producto.
Gestión de facturas y presupuestos
Un buen sistema de gestión para la empresa debe contar con herramientas de facturación y balances. De forma que podamos crear facturas y pagos, editar su información y enviarla a los clientes.
La mayoría de CRM’s del mercado incluyen un panel de control desde donde con un simple vistazo veremos la salud económica de la empresa. Facturas pendientes, evoluciones mensuales y anuales, estimaciones, etc.
Sobre la generación de presupuestos, es algo un poco más específico, pero sirve para tener de forma vinculada y muy a mano, las estimaciones de gastos que se le pasa a cada cliente.
Gestión de personal y horarios
Tanto si tienes un negocio pequeño con uno o dos empleados como si eres una gran empresa, la normativa obliga a tener un correcto control de horas y horarios de los empleados desde 2018. Esta implantación forzó a la gran mayoría de empresas que no tenían ningún sistema de control, a encontrar una solución rápida.
Existen muchas soluciones en el mercado, pero te recomendamos que si necesitas un CRM para tu empresa, optes por un sistema que integre la parte de facturación, gestión de clientes, tareas y horarios. Con esto tendrás una buena para crecer si la estrategia de tu negocio es exitosa.
Gestión de equipos de trabajo y tareas
Un punto fuerte de un CRM y una base de datos para empresa, es la capacidad de poder gestionar los equipos de empleados y administrar sus tareas.
Todos estamos de acuerdo en que en una empresa, la estrategia puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. Y una buena herramienta para poder elaborar una estrategia de crecimiento, es un CRM que nos permita planificar las acciones que queremos tomar a medio y largo plazo.
Contar con una integración de tareas con un calendario grupal, servirá de apoyo para organizar los hitos mensuales y los sprints semanales. Organizando pequeñas tareas a realizar a cada uno de los miembros.
Reportes
Otro gran aliado de la optimización de recursos, son los reportes de horas destinados a cada proyecto o cada tarea. Esto nos servirá para estimar los costes que nos lleva cada proyecto y el beneficio neto que hemos tenido.
Los empleados podrán asignar tiempos a cada una de las tareas y proyectos en los que se encuentren trabajando. Y en el panel de control general, se podrá ver un resumen de tiempos y costes.
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