▷¿Qué son los gastos profesionales?
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El término “gasto profesional” se refiere a cualquier pago realizado por un empleado en el desarrollo de sus funciones en la empresa, siempre y cuando esté directamente relacionado con la actividad profesional. Lógicamente, estos gastos realizados por el trabajador son reembolsados por la empresa.

El reembolso de los gastos profesionales puede adoptar la forma de un reembolso de gastos reales basados en recibos y facturas, el pago de una indemnización preestablecida o la inclusión de una prima compensatoria en el salario a final de mes. Todo esto se calcula gracias a una gestión de notas eficaz en el departamento de contabilidad de la empresa.

Los gastos profesionales están exentos de cotizaciones para la Seguridad Social y otros organismos públicos.

Requisitos para considerar un gasto profesional

Existen tres requisitos fundamentales para poder definir un gasto profesional como tal, y, por lo tanto, reembolsar el pago al empleado.

El primero de ellos es obvio: el gasto debe estar claramente justificado por la actividad profesional de la empresa. Así, todo el material necesario para la oficina o para desempeñar las funciones de un trabajador cumple este requisito.

Por supuesto, las cuentas deben estar registradas en la contabilidad de la empresa. Mediante facturas, recibos y notas de gastos, el experto contable debe estar al corriente de dichos pagos. Para ello, muchas empresas optan por soluciones informáticas como Expensya, un sistema contable que automatiza todas las notas de gastos y que se mantiene accesible en tiempo real desde cualquier rincón del mundo. Así, cuentan con un equipo de expertos en la materia que velarán por la correcta gestión de los gastos profesionales.

Por último, estos gastos deben estar documentados. Los empleados que realizan gastos profesionales deben aportar pruebas de las operaciones llevadas a cabo, así como su vinculación con la actividad profesional. De esta forma, será necesario adjuntar una factura completa que incluya toda la información necesaria. En algunos casos, como la Seguridad Social o el banco, puede bastar con aportar el recibo de la operación. Además, aunque parezca obvio, cabe señalar que estos documentos deben estar a nuestro nombre.

Cumpliendo estos tres requisitos, estos gastos profesionales serán considerados como deductibles.

Tipos de gastos profesionales

De esta forma, para reembolsar los gastos profesionales a los empleados, se diferencian varias categorías con el objetivo de diferenciarlos correctamente de otros no reembolsables:

  • Los gastos de restauración, principalmente comidas de empresa o en viajes de negocios. A menudo las empresas marcan un límite, por lo que, en caso de superar la propuesta de la empresa, el trabajador debería abonar la diferencia.
  • Los gastos de transporte. Ya sea en un viaje de negocios o para ir diariamente a la oficina en su vehículo propio o en transporte público, los empleados pueden solicitar el reembolso de estos gastos según lo establecido por la Agencia Tributaria en relación a los kilómetros recorridos.
  • Los gastos de alojamiento se incluyen como gastos profesionales únicamente en el caso en que el destino se encuentre a más de 50 kilómetros (o 1 hora y 30 minutos en transporte público) de la residencia habitual del trabajador. En este caso, la empresa suele proponer un alojamiento predeterminado o una cantidad máxima por noche.
  • Otros gastos como los relacionados con el teletrabajo, el material de oficina o la documentación pueden estar incluidos en estas categorías.

Sin embargo, aunque estén justificados debidamente y relacionados con la actividad profesional, no todas las empresas asumen necesariamente el reembolso de ciertos gastos. Por ello, es recomendable que la empresa fije una política de gastos comprensible y accesible para todos los empleados. De esta forma, se evitarán problemas en los reembolsos y discusiones innecesarias en el departamento de contabilidad de la empresa.

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